O Secretário Regional das Finanças e da Administração Pública acaba de regulamentar os procedimentos a adotar no que concerne às despesas ou reembolso de despesas com alojamento, bem como reembolso de despesas com refeições por motivos de serviço público e reversão de pontos ou milhas previstas na Resolução que aprovou as regras destinadas a uma aplicação uniforme por parte de todos os órgãos e serviços da administração regional dos regimes de ajudas de custo e transporte por deslocações em serviço público, em território nacional e ao estrangeiro.

Para efeitos da autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças do reembolso de despesas com alojamento, os serviços devem instruir o respetivo pedido com os seguintes documentos:
a) Declaração de cabimento orçamental, emitida em sistema informático;
b) Consultas efetuadas a 3 entidades;
c) Outros documentos que se revelem necessários à decisão de autorização.

Rui Gonçalves impõe ainda que o processo relativo a reembolso de despesas, bem como o pagamento de despesas de todas e quaisquer deslocações em serviço, deve ser acompanhado dos seguintes elementos:
a) Boletim Itinerário, abreviadamente designado por BI: documento que confere suporte legal ao abono das ajudas de custo e transporte em território nacional e ao estrangeiro;
b) Autorização do membro do governo da tutela nas situações previstas na resolução do Governo de 29 de abril e 2016.
c) Autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças quando o processo abranja o reembolso de despesas com alojamento em casos excecionais de representação ou pagamentos de despesas com aluguer de automóveis,
d) Documentos de despesa na sua forma legal e original (ex.: bilhetes de autocarro, metro, táxi, em nome e com o NIF do serviço);
e) Programa do evento/Edital/Convocatória, quando seja o caso.

Nas deslocações em serviço ao estrangeiro o Boletim Itinerário (BI) deve ainda ser acompanhado dos seguintes elementos:
a) Local de destino;
b) Breve fundamentação para a deslocação;
c) Programa de visita;
d) Número de elementos indispensáveis à deslocação, quando a deslocação for conjunta.

O preenchimento do BI é efetuado pelo respetivo trabalhador devendo ser feita menção, no mesmo, se a inscrição nos eventos inclui alimentação e/ou alojamento suportado pelo serviço, se os mesmos são oferecidos por uma entidade externa ou se os mesmos foram suportados pelo trabalhador e deverão ser objeto de reembolso.
Até ao 10.º dia posterior ao da realização da missão, os trabalhadores ficam obrigados a apresentar a documentação justificativa das despesas realizadas, nomeadamente:
a) Talões de embarque;
b) Documentos de despesa, cujo reembolso tenha sido autorizado;
c) Documento comprovativo da missão (certificados de participação em conferências, programas dos eventos, ficha de inscrição na conferência/reunião científica, comprovativo equivalente de permanência nas Instituições ou outro documento).

O trabalho suplementar em deslocações em serviço público fora da Região, só pode ocorrer em casos excecionais devidamente fundamentados, mediante autorização do respetivo membro do Governo.

No que concerne ao reembolso de despesas com refeição por motivos de serviço público, o interesse público deve ser sempre evidenciado, devendo o respetivo processo relativo ao reembolso ou pagamento ser instruído com os seguintes elementos:
a) Interesse público subjacente à sua realização;
b) Número de participantes;
c) Recibos datados e legíveis;
d) NIF do serviço.

Para efeitos da reversão de pontos ou milhas para aquisição de viagens do Departamento do Governo ou serviço da administração indireta, deve ser solicitada às respetivas companhias áreas a atribuição de um cartão de milhas para os respetivos Departamentos do Governo e serviços.

Leia tudo em http://www.gov-madeira.pt/joram/2serie/Ano%20de%202016/IISerie-143-2016-08-18.pdf