Para que o desempenho de uma empresa e organização consiga alcançar níveis de economia, eficiência e eficácia satisfatórios é essencial que os gestores ponham em prática vários mecanismos de controlo, o chamado sistema de controlo interno, para detectar e prevenir situações de erro e irregularidade, tentar minimizar as suas consequências e ao mesmo tempo avaliar o funcionamento da empresa em termos de execução dos objectivos previstos permitindo, desta forma, a possibilidade de melhoria do desempenho.
Na sua essência, o sistema de controlo interno caracteriza-se por ser um conjunto de procedimentos e princípios postos em prática pela administração com o principal objectivo de salvaguardar os activos, produzir informações contabilísticas e financeiras verdadeiras, fidedignas, fiáveis e relevantes para a tomada de decisão e assegurar o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis à empresa, como por exemplo, a produção de dados contabilísticos de acordo com o SNC.
São vários os princípios e procedimentos de controlo interno que as empresas e organizações podem implementar, entre eles encontram-se a segregação ou separação de funções, que impede que seja atribuída à mesma pessoa funções concomitantes, ou seja, evita que a mesma pessoa que faz a contagem do inventário faça o seu registo contabilístico; o controlo das operações, como por exemplo, reconciliação bancária e realização de inventários periódicos; a definição de autoridade e de responsabilidade, que designa e ao mesmo tempo delimita as funções dos funcionários da empresa; a contratação de pessoal qualificado, competente e responsável, com competências necessárias para a realização das funções; e o registo metódico dos factos, de acordo com as regras contabilísticas aplicáveis, e outras leis e regulamentos obrigatórios. Estes princípios dificultam, assim, a prática de erros e irregularidades, quer por acidente ou por dolo, e ajudam a detectar atempadamente os problemas que possam surgir.
Contudo, para que o sistema de controlo interno seja eficaz e produza bons resultados é importante que este seja adequado à estrutura, organização e dimensão da empresa, prestando especial atenção à sua a missão e objectivos, logo, é normal que o sistema de controlo interno varie de empresa para empresa. Assim, por vezes, uma empresa de pequena dimensão apenas possui os controlos básicos necessários ao seu funcionamento, uma vez que pode não se justificar possuir um sistema de controlo sofisticado que, para além de ser dispendioso, não se enquadra à empresa.
Portanto, no sector privado, apesar de ser aconselhável a existência de um sistema de controlo, este não é obrigatório por lei, mas o mesmo não se passa com o sector público. Uma vez que a administração pública directa, indirecta e autónoma, e até mesmo empresas com participação do Estado, administram bens públicos e utilizam dinheiro público para fornecer os seus bens e serviços a todos os cidadãos, é natural que haja um apertado escrutínio público sobre como é usado este dinheiro. Logo, a exigência de um sistema de controlo interno a todos os órgãos, serviços e agentes da administração pública é especialmente importante para dar garantias aos cidadãos e a todos os interessados que o funcionamento dos órgãos públicos está a seguir as regras e regulamentos impostos pela lei, e que estão a seguir uma lógica de eficiência, eficácia, economia e equidade na prestação de bens e serviços, assegurando a minimização de desperdícios e erros que custam dinheiro aos contribuintes, e garantindo que os bens e serviços são acessíveis a todos os cidadãos. Para além do controlo interno, a administração pública ainda está sujeita ao controlo externo exercido pelo Tribunal de Contas, que fiscaliza a legalidade e regularidade das receitas e despesas públicas, aprecia a boa gestão financeira e efectiva responsabilidades por infracções financeiras.
Contudo, o sistema de controlo interno apresenta limitações que o impedem de prevenir e detectar erros e irregularidades de forma atempada e eficiente, uma vez que para funcionar depende da mão-de-obra humana, que está sujeita a falhas e erros humanos. Ou seja, o sistema de controlo interno depende da competência, responsabilidade, qualificação e integridade das pessoas contratadas, sendo que estas qualidades podem deteriorar-se com o tempo e com os diversos estímulos a que se encontram sujeitas.
Na minha opinião, apesar de serem postos em prática princípios e procedimentos como a segregação de funções, que dificultam a ocorrência de fraudes e erros, existe sempre a possibilidade de estes serem contornados, logo, o sistema de controlo não é um método cem por cento fiável. Mas, apesar das suas limitações, o sistema de controlo interno será sempre um instrumento essencial para o funcionamento e desenvolvimento tanto do sector privado como do sector público.
